Nove passos para um grande Time Scrum Online

Por Jay Rahman

Tradução: Daniel Vidor
Original : https://www.scrum.org/resources/blog/9-steps-great-online-agile-scrum-team

- Então, como estão as coisas?
- Terríveis. Meu time está preocupado. Nós nos sentimos desconectados, e eu estou achando difícil nos reunir de novo.
- Parece desafiador.
- É. Realmente é. Eu não entendo como esses outros times sobre os quais eu leio estão trabalhando juntos tão bem.
- Hum… Como o resto do time está se sentindo?
- Eu acho que todos nós nos sentimos do mesmo modo : desmotivados e solitários.
- Isso não precisa ser desse jeito, vamos dar um jeito nisso…

Aprender através da experiência: o coração do Scrum

Como um consultor ativo e Scrum Trainer profissional, eu tenho constantemente ajudado um grande número de times ágeis. Não surpreendentemente, todos os times que eu apoio têm experimentado diferentes modos de fazer o trabalho remoto funcionar.
Aqui estão alguns pontos em comum que eu encontrei nos times que estão se saindo realmente bem.

1. Crie um WOW do time

Para um time remoto, a técnica Ways of Working (WOW) tem sido a principal ação que times ágeis online de alta performance têm executado.
O WOW do time ágil é um acordo criado pelo time e para o time que determina como nós, como um time, iremos trabalhar juntos, enquanto a pandemia de Covid19 estiver ocorrendo. Um bom WOW deve responder algumas das seguintes questões:
- Como iremos colaborar?
- Nós vamos privilegiar comunicação ao vivo, como Skype e Zoom, ao invés de email?
- Se decidirmos por comunicação real time (boa!), vamos estimular câmeras on ou off?
- Que ferramentas vamos usar para compartilhar nosso trabalho?
- Que ferramentas vamos usar para visualizar nosso progresso?
- Qual é a nossa jornada de trabalho?
- Como vamos ajudar uns aos outros?
- Como vamos ficar conectados?
- Como vamos atualizar nosso WOW, quando as coisas mudarem e nós aprendermos mais?

2. Comunicação em Banda Larga

Para a colaboração do dia-a-dia, times online de alta performance preferem comunicação online ao email. Times que colaboram tendem a preferir o uso de:
- Videoconferências e webconferências a ligações telefônicas;
- Ligações telefônicas a ferramentas de chat;
- Chats a email;
- Email a sinais de fumaça.
Alguns times com os quais eu trabalho têm horários fixos de videoconferência, durante os quais as câmeras ficam ativas por esse período de tempo, criando uma sensação de proximidade nesse períodos do dia. É como sentar com o seu time por um momento. Outros usam videoconferência apenas nas reuniões marcadas e isso é suficiente para eles. Use o WOW do time (veja acima) para decidir o que vai funcionar para vocês e combine seu uso.

3. Ferramentas de colaboração em tempo real

Essas ferramentas são um componente essencial para a habilidade do time de se manter produtivo, durante esses períodos de tempo. Falta de transparência é algo que todos nós devemos nos preocupar e devemos trabalhar consistentemente para melhorar. Se nós não sabemos o que está acontecendo, como vamos poder ajudar uns aos outros? Como vamos eliminar impedimentos para mantermos-nos criativos e continuamente entregarmos valor?
Ferramentas de colaboração como o Trello, Microsoft Azure (antigo VSTS), Asana, Mural, Miro etc. oferecem formas de os times acompanharem seu progresso, de planejarem juntos, fazerem retrospectivas juntos e continuamente manter seu trabalho e seus pensamentos transparentes para o time. Desse modo, todos podem inspecionar, adaptar qualquer fricção futura e continuamente entregar valor. Teste algumas, adote algumas.

4. Interaja, use a abordagem baseada em Retrospectivas

Nunca subestime o poder do aprendizado consistente do time. Em tempos de mudanças turbulentas, nós nunca podemos ter certeza do que iremos encontrar. Se o seu time ágil utiliza o Scrum, vocês já usam as cerimônias de Retrospectiva para aprender o que funciona melhor e o que não funciona para o time. Vocês já estão se adaptando às novas circunstâncias; vocês estão constantemente avaliando suas ferramentas e permanecem abertos a novas formas de entrega. Retrospectivas nos ajudam a verificar o que funciona para o time e o que não funciona - e isso é mais do que apenas coisas físicas. Boas cerimônias de Retrospectiva ajudam a eliminar atritos emocionais, ajudam a medir a saúde mental e social do time. Para times atentos, as Retrospectivas ajudam a nos ajudarmos, além de providenciar alertas antecipados sobre problemas, antes que eles se tornem catástrofes. Retrospectivas utilizam-se de problemas para nos tornar melhores. Todos os times que conheço que respondem bem ao trabalho remoto fazem isso, porque entendem e percebem a importância de uma adaptação consistente e proativa e usam as Retrospectivas para se adaptar constantemente.

5. Programe horários de trabalho adaptados

Os times mais eficientes aceitam o fato que nossos filhos, animais de estimação e dependentes estão agora em casa conosco e por isso o padrão de trabalhar das 9h às 17h pode não funcionar. Pode não ser realista agendar reuniões durante os horários nos quais nossos filhos fazem suas pausas ou almoço, ou no horário nos quais os cães precisam caminhar, ou quando precisamos verificar como estão pais idosos. Times que se adaptam ao novo “normal” alteram seus padrões e horas de trabalho para eliminar os desafios do dia-a-dia. O Scrum fornece um padrão mínimo de eventos, que possui eficácia comprovada em tempos de mudança. Os melhores Scrum Teams já adaptaram esses eventos para contornar os desafios de agendamento das equipes.

6. Teste seu plano de recuperação de desastres

Seus times já estão as Retrospectivas para se adaptarem, certo? Nesse caso, talvez vocês já estejam procurando maneiras alternativas de recuperação de falhas de conexão, além de ter planos de contingência, se algo inesperado acontecer. Qual é o seu backup se sua conexão de alta velocidade parar de funcionar? A execução simultânea de testes da tecnologia e abordagens de backup ajuda as equipes a olhar para o futuro, mudar para conexões alternativas de backup e assim permanecer funcionais. Recentemente, durante um treinamento de Professional Scrum Master, minha internet morreu. Alguém, em algum lugar, decidiu que era uma boa hora para cortar alguns cabos. Que inconveniente.
Felizmente, eu já havia passado dias executando treinamentos à partir do meu provedor de internet móvel e tinha uma conexão de backup testada. Minutos depois, eu estava novamente online, e o treinamento continuou. Quais são as principais peças de tecnologia nas quais você confia, qual é a probabilidade dessas falhas e quais são seus backups para permanecer no jogo?

7. Mitigar o atrito técnico em conjunto

Com todos os desafios que enfrentamos ao trabalhar em casa, aprender novas tecnologias pode parecer assustador. Mas não precisa ser. Depois que sua equipe escolheu algumas boas ferramentas, uma ótima maneira de aprendê-las rapidamente é agendar sessões de aprendizado, nas quais ensinamos uns aos outros a melhor maneira de usar as ferramentas em um ambiente seguro de apoio.
Quando eu estava na transição para o Mural - eu estava tendo algumas frustrações, não conseguia descobrir como fazer o Mural se comportar como eu queria. Felizmente para mim, um dos meus colegas PST - o magnífico Ralph Joachim - me convidou para um de seus eventos de treinamento on-line, no qual eu poderia aprender com sua experiência e com a experiência de outros 15 instrutores profissionais de Scrum. Ralph criou um espaço seguro para responder e fazer perguntas, simples ou complicadas. O resultado? Aprendizagem rápida e abrangente. Quando minha internet falhou e eu realizei o treinamento no meu celular usando o Mural e não perdi o ritmo, tenho que agradecer a Ralph por isso.
Além disso, as equipes que aprendem a se adaptar a novas ferramentas rapidamente, apoiam-se de forma deliberada e utilizam sessões colaborativas para experimentar, aprender e responder a perguntas em conjunto. Os times não esperam: eles planejam e se apoiam conscientemente. Dentro desse espírito de colaboração, se você notar que seu colega está tendo problemas, ofereça suporte e o ajude. Ajude ativamente sua equipe a superar e a dominar os desafios técnicos que todos nós enfrentamos e não presuma que todos saibam usar bem todas as ferramentas.

8. Aceite aprender e resolva os problemas

Tempos turbulentos significam que não vamos acertar o tempo todo. É fácil ficar frustrado conosco e com os nossos colegas, quando as coisas dão errado. Precisamos ser pacientes com a nossa equipe. Aprenda a lembrar que todos estão se esforçando ao máximo para lidar com os desafios que eles enfrentam, considerando suas aptidões, habilidades e recursos disponíveis.
Ser ágil não significa dividir a culpa, mas aceitar a turbulência como uma parte da vida E deliberadamente resolver problemas sem culpar aos outros.

9. Agende eventos que não sejam de trabalho

Um gerente de time que conheço costuma enviar coisas para suas equipes na quinta à noite para um evento na sexta-feira, você consegue adivinhar o moral das pessoas que trabalham lá?
Outras equipes fazem um Hangouts de 30 minutos no final de cada dia da semana apenas para bater papo e dar risadas "fora" do trabalho. Alguns times acham que uma vez por semana é suficiente. Tente abordagens que funcionem para o seu time.

Permaneça Conectado

Lembre-se de que o Covid-19 significa que devemos estar fisicamente distantes, mas não precisamos estar socialmente distantes.
Use as abordagens acima para se aproximar de suas equipes e para superar os desafios atuais. Permaneça conectado.

Por fim, deixo uma citação que me deu grande determinação em tempos de dificuldade.

Devemos nos libertar da esperança de que o mar nunca descansará.
Devemos aprender a navegar com ventos fortes.
Aristóteles Onassis

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